QUERO FALAR COM CONSULTOR

Como fazer controle de custos e despesas?

O que representa para a empresa o controle de custos e despesas?

Um bom gestor conhece a sua empresa. E ter um bom controle de custos e despesas é essencial para o bom andamento do negócio.

Para que se tenha um bom controle é preciso estar por dentro de todos os gastos do seu estabelecimento e o que eles representam.

Por isso, é importante saber interpretar estes valores, para que se tenha uma gestão financeira otimizada e mais eficiente.

Não fazer este controle de forma efetiva por interferir diretamente na queda de produtividade da sua empresa e nos resultados esperados.

Produzir análises, fazer planilhas com os registros, guardar arquivos com as despesas e os custos… Tudo isso colabora para a manutenção das finanças empresariais.

Como fazer o controle de custos e despesas?

Monitorar os números, criar diagnósticos e avaliar os resultados é uma boa maneira de ter o domínio de quanto seu estabelecimento está gastando e de quanto é a sua receita.

Além disso, ter essas informações discriminadas colabora com a projeção de novas metas e ajuda a direcionar suas decisões.

Como já falamos, ter uma planilha ajuda muito na moderação dos resultados e também a deixa você por dentro do que está rolando.

Para mais, é importante ter um histórico dos dados, até por uma questão de registro de percepções futuras da trajetória do negócio.

Mas vamos entender melhor o que são os custos e as despesas dentro de uma empresa.

Quais são as diferenças entre o controle de custos e das despesas?

Vamos entender melhor do que estamos falando, pois é preciso aplicar diretamente nos seus negócios.  

Em relação aos custos, eles estão ligados ao produto ou ao serviço que é prestado. A atividade fim.

Atividade fim é atividade que identifica uma empresa. Aquela atividade que define o objetivo pelo qual a empresa foi criada.

E em relação às despesas, estas estão ligadas a manutenção desta atividade.

Mas ainda falando sobre os valores, eles podem se dividir em variáveis e fixos. Os fixos são aqueles que fazem parte da rotina.

E que devem ser pagos frequentemente, como contas de água, luz, telefone, aluguel, fornecedores e funcionários.

Já os variáveis são aqueles referentes aos gastos que se tem para produção ou a prestação do serviço. Exemplo: os impostos e as comissões.

Parece simples, mas há pessoas que se confundem com esses dois conceitos.

Exemplos de controle de custos e despesas

Para controlar esses gastos, é interessantes que você verifique estes resultados após algum tempo. Assim você conseguirá identificar quais são os gastos desnecessários.

Confira alguns exemplos dois tipos que você deve prestar mais atenção!

Custos

  • Matéria-prima;
  • Salários dos funcionários;
  • Logística.

Despesas

  • Café;
  • Marketing e publicidade;
  • Assinatura de jornal e internet.

Se houver dúvida quanto a essa classificação, você deve pensar se este desembolso traria algum dano para a produção ou prejudicaria a prestação de serviço da empresa.

Se você identificar que ele seja um gasto necessário, ele é um custo. Caso contrário, é uma despesa. É importante fazer diferenciação para que identifique os resultados melhor.

Ter disciplina na anotação das informações é essencial para que este processo dê certo.

Custos fixos

Não tem alteração com o volume da fabricação do produto.

Custos variáveis

São diretamente ligados aos custos da produção.

Despesas fixas

São despesas administrativas, que não são alteradas conforme o número de vendas ou de prestação de serviço.

Despesas variáveis

A venda ou a prestação de serviço tem relação direta na variação da despesa.

Controle de custos e despesas e os gastos pessoais

Há muitos empreendedores que acabam misturando o pessoal com o trabalho e confundindo o fluxo de caixa do estabelecimento.

Este procedimento é um erro gravíssimo. Envolver sua vida financeira privada pode confundir todo o processo de controle.

Isso impede que você possa fazer projeção a partir dos resultados que está obtendo, pois eles não serão reais, de fato.

Para evitar este tipo de situação, defina um valor fixo para a sua retirada todos os meses. Este será o seu salário. Assim você consegue organizar a sua vida financeira.

Controle de custos e despesas, como fazer cortes?

Se você cuida da gestão de uma empresa, deve estar sempre atento aos resultados e processos que são realizados em determinados setores.

E o cargo de gestão deve ter sempre ter como meta a otimização e eficiência dos procedimentos.

Por isso, fazer o controle de custos e despesas é muito importante.

A partir desta ação, é possível identificar oportunidades de cortes em mecanismos defasados e que podem estar atrapalhando andamento de diversas áreas.

Para evitar erros, uma boa estratégia é automatizar os processos que podem ser automatizados.

Além disso, pode-se qualificar os seus funcionários e também pensar em outras maneiras de produzir seus produtos.

Essas reflexões são necessárias para a operacionalização das suas técnicas de produção e de prestação de serviço sejam mais qualificadas e futuramente mais baratas.

Cortes para controle de custos e despesas

Reutilização de materiais

Produtos de plástico, como copos de plástico podem ser reduzidos ou reutilizados. O papel também pode ser útil por mais de uma única vez.

Seus funcionários podem pensar em trazer canecas e garrafas de casa. Isso colabora no corte de gastos e também pensamos na questão ambiental.

Automatização

Muitos processos que hoje são feitos manualmente e passíveis de erros, podem ser repensados e automatizados.

Processos administrativos, por exemplo, podem ser feito por softwares.

Economia de energia

Este é uma das despesas mais caras para os proprietários. Portanto, reduzi-lá é uma atitude também sustentável e que ajuda a economizar.

Como fazer uma planilha de controle de custos e despesas?

A planilha ainda é uma das melhores maneiras de realizar esse controle de custos e despesas.

Portanto, vamos aprender como montar uma para registrar seus gastos.

  1. O primeiro passo é separar os doze meses do ano em colunas e divida as receitas e despesas.
  2. Em receita, insira todos os valores mensais fixos que entram em seu negócio.  
  3. Já em despesas, coloque todos os gastos feitos durante o mês ou período selecionado. Nesta coluna entram as despesas fixas, como aluguel.
  4. Crie linhas para despesas e receitas que possam surgir inesperadamente. Imprevistos ocorrem de um período para o outro.
  5. O próximo passo é a inserção da coluna referente ao resultado. Nela você deve indicar se sobrou ou faltou dinheiro.
  6. Coloque também uma coluna de valor de emergência. Você deve registrar qual o valor que deposita nesta área. Sabemos que imprevistos acontecem.

Controle de custos e despesas, como influencia no orçamento?

Com este controle de custos e despesas, já falamos que fica mais fácil projetar ações futuras, a partir dos resultados.

Com estes números, é possível construir um orçamento com valores mais próximos do que é necessário para levar determinadas áreas.

Sem esta mensuração, é impossível fazer previsões e destinar recursos corretamente para os setores. Fica tudo muito instável e com decisões que podem não ser assertivas.

Mas realizar esta moderação permite não só a construção de um orçamento, mas também a sua reparação.

Pois você consegue visualizar em que local é preciso enxugar gastos ou injetar dinheiro.

 

Baixe a Planilha de Fluxo de Caixa