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Como preencher uma nota fiscal? Produto, tributos e XML

Em uma nota fiscal há muitos campos a serem preenchidos e é bom que você saiba exatamente como fazer isso!

A nota fiscal é um documento responsável por registrar a transferência de propriedades de um bem ou de uma atividade comercial.

Ela serve para conferir o pagamento devido de impostos e de tributos, neste sentido, quem não fizer a emissão dela, pode ser acusado de sonegação fiscal.

Lembre-se de sempre fazer a emissão dela, já que ela funciona como um registro de transações e ainda compõe o recolhimento de impostos.

E depois que ele estiver pronto para ser emitido, a primeira ação que deve ser feita é o preenchimento dos dados da sua empresa.

Confira abaixo as informações que devem ser fornecidas.

Dados

Os dados que devem ser inserido, são:

  • Nome fantasia;

  • Razão social do seu negócio;

  • O CNPJ;

  • Inscrição municipal;

  • Inscrição estadual;

  • Endereço;

  • Contato;

  • Informa se sua empresa é ou não optante pelo Simples Nacional.

Normalmente essa parte do preenchimento é realizada apenas uma vez. Para outras operações, você pode utilizar o mesmo “perfil”.

Isso acontece porque essas informações não se alteram. Portanto, para que aconteça, você pode cadastrar o seu negócio como emitente.

Mas caso alguns desses dados se altere, você deve realizar a atualização imediatamente.

Cliente

Depois de preenchido os dados do seu negócio, vem os dados do destinatário. Ou seja, você deve preencher a nota fiscal com os dados do seu cliente.

Portanto, se quem fez a compra do seu produto for uma empresa, é preciso preencher com os seguintes dados:

  • Nome fantasia;

  • Razão social;

  • CNPJ;

  • Inscrição estadual;

  • Inscrição municipal;

  • Endereço.

Mas, se caso  for pessoa física que estiver adquirindo seu produto, será preciso usar os seguintes dados:

  • CPF;

  • Nome completo;

  • Endereço.

Depois que todos os dados necessários da sua empresa e do destinatário foram inseridos, chega a hora de  informar os dados do produto.

Produto

Nesta parte é muito importante que você informe o nome do produto e a sua descrição. Quanto mais completa for a definição, mais eficiente será para a emissão da sua nota fiscal.

E caso existam produtos iguais ou similares, você deve descrever o mais detalhadamente possível, para que o item seja identificado com maior facilidade.

Além disso, é necessário que se informe quantidade vendida e valor do produto(unidade).

Na classificação do produto, é preciso seguir a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) e o Código Especificador de Substituição Tributária (CEST).

Tributos

Tome cuidado, pois é preciso que seja feito o cálculo dos tributos em cada nota.

O que define esses tributos é o regime que o negócio está inserido, do tipo de negócio e de produto.

Há um código para cada tributação. Portanto, o valor tem o cálculo automático.

É importante que se coloque a origem do produto, para saber se haverá impostos aduaneiros.

Com o somatório total das despesas é calculado o ICMS, com exceção para aqueles isentos do imposto.

No final deste processo aparecerá o valor total de impostos federais sobre os produtos comprados.

XML

O XML, o arquivo da nota fiscal eletrônica, é semelhante a um comprovante.

Esse documento deve ser enviado ao cliente, com o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) e também deve ser guardado por quem a emite.

Ele deve ser armazenado em sistema em até cinco anos e em caso de prestação de serviço, o XML deve ser enviado por e-mail.

Após fazer todo esse processo de preenchimento da nota fiscal e enviá-lo para o Sefaz, faça o acompanhamento de ratificação.

É importante respeita este processo pois, se houver algum erro, a o documento fiscal poderá ser recusado.

Por que temos que emitir nota fiscal?

Com o objetivo de deixar a vida do consumidor e do empresário mais fácil, a nota fiscal faz o registro da circulação de mercadorias ou de prestação de serviços.

Emitir esse documento fiscal, mantém a sua empresa na legalidade. Por este motivo ele se faz tão necessário.

Como já falamos, ele regula e registra a compra e transferência de produtos. A nota fiscal é indispensável pois comprova a compra ou prestação de serviço.

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