Como usar e preencher o livro caixa?

O livro caixa é um documento que faz o registro e o controle das entradas e saídas.

Para que a vida financeira da sua empresa tenha um bom desempenho, é essencial que se faça um controle dos fluxos monetários.

Dessa forma, é muito importante que o local realize a escrituração do livro caixa, que é formado pelos dados financeiros atuais da empresa.

Ou seja, cada empresa terá entradas e saídas relativas. Tudo vai depender que como foi a atuação do estabelecimento. 

Qualquer empresa pode usar o livro caixa?

O livro caixa pode usado por empresas de qualquer porte desde que façam o registro corretamente. 

Isto é, anotar todas as entradas e saídas financeiras, registrar os recebimentos, pagamentos e demais atividades.

Mesmo não sendo obrigatório para todos os tipos de negócio, é interessante usá-lo para controlar os fluxos monetários.

Ele apenas será exigido para empresas que forem optante do Simples Nacional.

Mas, se a empresa pertencer a este regime, fizer a apresentação do Livro Diário e do Livro Razão, é possível que o livro caixa deixe de ser obrigatório. 

E fique atento! O Livro Razão e o Livro Diário, para justificar a dispensa do documento, devem estar escriturados corretamente.

O que é Livro Diário e Livro Razão? 

O Livro Diário é uma ferramenta, assim como o livro caixa, usado para a contabilidade de empresas. 

Nele são lançados, todos os dias, as movimentações contábeis com todos os créditos e débitos, que devem ter resultados iguais. 

Além disso, os registros devem estar em ordem cronológica, desde o primeiro até o último dia de cada ano. 

Esta ferramenta passou a ser obrigatória a partir do Decreto-Lei 64.567.

Já o Livro Razão tem menos formalidade que o Livro Diário, mas também é de uso obrigatório. 

Toda a empresa que usar este recurso não precisa se preocupar com termos de abertura ou encerramento e nem com a autenticação na Junta Comercial.

Basicamente, ele  serve para controlar os saldos das contas registradas no Livro Diário de maneira individual.

Sendo assim, ele é uma maneira de manter os registros dos dados em aberto, das contas a pagar ou a receber.

Qual a estrutura do livro caixa?

Apesar de existir outras maneiras de montar esse documento, vamos apresentar uma proposta da estrutura, para sua empresa se basear.

Data: Registrar a data do registro do livro é a primeira ação a ser feita no documento. Feito isso, deve-se colocar o saldo anterior ao início do documento.

Inserir o saldo do período anterior ao início do livro é extremamente necessário. Dessa forma, no próximo mês, o saldo registrado será sempre o anterior.

Histórico: A coluna seguinte, você deve inserir as ações de fluxo financeiro da sua empresa. Por exemplo, se você realiza algum pagamento.

Você descreve o motivo do pagamento ou recebimento e diz o valor.

Entradas:  diz respeito às entradas do que a empresa recebe em um determinado período.

Crédito: esse é a parte das entradas financeiras que a empresa recebe.

Débito: esse item se refere às saídas monetárias da empresa. Os pagamentos que a empresa faz. Todos eles devem ser registrados.

Saldo total: nesta coluna, deve-se inserir o saldo do dia. Para isso, você precisa fazer o seguinte cálculo:

Saldo anterior + Recebidos – Pagamentos= Saldo Atual

Por isso, se faz tão necessário o registro de todos os movimentos financeiros que a empresa realizar. Caso não haja esse registro, haverá erros no saldo final.

Como preencher o livro caixa?

Como já foi dito, o livro caixa é optativo em uma empresa e só se faz obrigatório para quem faz parte do Simples Nacional.

O documento deve ter, além dos itens que já falamos, na sua primeira e última página a abertura e o encerramento do livro.

Na abertura do livro e no seu encerramento, deve estar descrito o intuito do documento, os dados da empresa e o número de folhas.

Essas duas páginas principais, a abertura e o encerramento, devem estar assinadas e na coluna referente a débitos, todas as entradas financeiras devem estar registradas.

Ou seja, todo o valor que estiver em caixa. Já em relação ao crédito, serão documentados os fluxos de saídas, sejam eles em dinheiro, cheque, ou débito em conta.

Em relação as contas fixas, os débitos comuns da sua empresa, que são feitos em conta corrente, como na conta de luz, água e internet, por exemplo. 

Esse débitos, citados acima, devem ser registrados na coluna referente a saídas.

Qual a diferença entre Livro Caixa e fluxo de caixa?

Apesar de ser comum a troca, o livro caixa e fluxo de caixa são dois termos muito diferentes.

Como já falamos anteriormente, esse documento serve para registrar o fluxo financeiro, do que entra e do que sai da sua empresa.

Já o fluxo de caixa abrange todas as transações financeiras da empresa e gerencia atividades voltadas ao acompanhamento de financiamentos, de investimentos e afins.

Optante pelo Simples Nacional pode ter apenas o Livro Caixa?

É possível sim, entretanto, não tem como dividir todo o faturamento da empresa entre os sócios.

Mas isso só pode ser feito sem que haja tributação na pessoa física, apenas um percentual do faturamento da empresa.

Se a empresa trabalhar com prestação de serviço o valor é de 32%. Mas,  se a distribuição entre os sócios superar essa quantia, a tributação na pessoa física será de até 27,5%.

E, se o local for optante pelo Simples Nacional, fizer a apresentação do Livro Diário e do Livro Razão, é possível que o Livro caixa deixe de ser obrigatório.

Entretanto, o Livro Razão e o Livro Diário, para justificar a dispensa do documento, devem estar escriturados corretamente.

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