Controle de Caixa: O que é e qual a melhor forma de fazer?

Entenda o que é um controle de caixa e veja qual a melhor forma de fazer no seu restaurante.

Quem é dono ou mesmo gerencia um restaurante ou lanchonete, sabe o quanto é importante manter a gestão do negócio sob controle.

Mas para isso acontecer, é fundamental gerenciar as finanças, não só para ter mais capital para investir, como também para promover melhorias na estrutura e trazer inovações para o cardápio.

Uma das ferramentas mais importantes é um controle de caixa de restaurante eficiente.

Controle de caixa de restaurante: O que é?

O controle de caixa nada mais é do que uma ferramenta utilizada para auxiliar o empresário a ter um controle maior sobre as transações financeiras do estabelecimento.

Você pode fazer esse controle utilizando um livro caixa, planilhas em Excel ou até mesmo em um sistema para restaurantes online.

Você pode definir se esse controle será diário, semanal, mensal ou com a periodicidade que for mais interessante para o seu negócio.

Recomendamos fortemente tomando por referência experiência as principais empresas do mercado, o controle de caixa diário. 

Assim, você evita acúmulos de informações e diminui a chance de dar erros ou quando acontecer é mais fácil de encontrar onde está o problema.

Para restaurantes que trabalham com mais de um turno, recomendamos que a abertura e fechamento de caixa seja realizada por turno no momento em que é realizada a troca de equipe.

Dessa forma, apenas um funcionário fica responsável por cada caixa, criando um senso de responsabilidade e reduzindo as chances de ocorrer algum problema.

Importância de manter um controle de caixa eficiente

Da mesma forma que o timer é uma ferramenta essencial para orientar o chef de cozinha, indicando o momento certo de tirar determinado prato do forno, o controle de caixa também é importante para ajudar o gestor a organizar o seu negócio e tomar as melhores decisões.

Com ele é possível saber quanto de dinheiro entrou e saiu do seu estabelecimento e, por meio de sua aplicação, é possível definir se o saldo diário foi ou não positivo.

Além disso, o controle de caixa também permite que o gestor de um restaurante ou lanchonete, por exemplo, tome decisões importantes como quanto de capital ele pode usar para investimentos, quais setores estão gerando mais lucros ou quais áreas precisam de mudanças para melhorar o seu faturamento, dentre outros.

Por isso, se você deseja que a sua empresa funcione bem e gere o faturamento desejado estabelecido em seu plano de ação, é fundamental que conte com um bom controle de caixa.

O que um controle de caixa precisa ter?

Como foi dito mais acima, para que o seu estabelecimento tenha bons resultados é preciso que ele conte com um controle de caixa eficiente.

E para isso alguns itens não podem faltar em seu controle financeiro. São eles:

– Atualização constante dos dados (cada entrada ou saída de dinheiro precisa ser registrada quando ocorre);

– Organização, abertura e fechamento de caixa (contagem de quanto dinheiro há em caixa quando começa o dia/turno e quando termina);

– Escolha da ferramenta que será usada para controle (livro caixa, planilha em excel ou sistema);

– Definição do período em que será realizado (por turno, diário, semanal, etc).

Como fazer o controle de caixa do seu restaurante ou lanchonete

A primeira coisa que você deve saber para entender como se faz o controle de caixa de restaurante é:

O registro de entradas e saídas diário é importante

Uma vez que você já definiu o mecanismo que vai utilizar para fazer o seu controle de caixa (se é por planilha eletrônica, livro caixa,…), agora você deve fazer o registro diário de tudo o que entra e sai do seu negócio, sem contar o fechamento do caixa no final do dia.

Esse registro é importante, pois será ele que determinará se há algum tipo de erro, ou mesmo se está havendo algum desvio de verba.

Procure fazer esse registro diariamente, para no momento em que identificar alguma falha, você possa corrigi-la ainda no mesmo dia.

Verifique sempre qual é o saldo inicial

Para ter uma noção de como será o andamento financeiro do seu restaurante ao longo do dia, é necessário que você verifique e registre o saldo inicial do dia.

Procure contabilizar o valor que você tem em caixa para efetuar a abertura com o saldo real e assim evitar erros na hora de fechar o caixa no fim do dia.

Faça os lançamentos corretamente

É comum que a pessoa responsável por fazer esse controle acabe esquecendo de realizar um lançamento ou outro, tanto no que se refere a entradas, quanto a valores que saíram para a realização de pagamentos.

Como por exemplo, pagar uma conta com o dinheiro que estava na sua conta corrente (banco) e lançar esse pagamento como se tivesse saído do caixa da empresa.

Além de tomar cuidado para indicar corretamente de onde está saindo ou entrando o dinheiro, é preciso ter uma atenção grande para diferenciar aquilo que efetivamente foi pago em relação ao que foi comprado mas será pago depois.

Da mesma forma, diferenciar aquilo que foi vendido para aquilo que de fato foi recebido.

Em um primeiro momento essa falha pode até parecer inofensiva, mas com o passar do tempo, essa falta de atenção com os lançamentos pode acabar gerando uma série de problemas financeiros. Por isso, muito cuidado!

Fechamento de caixa

O fechamento de caixa é fundamental para que suas finanças fiquem em dia. No entanto, é muito comum acontecerem diversos erros.

Alguns já citamos acima, mas veja abaixo os erros mais comuns que acontecem no fechamento de caixa das empresas:

Origem e Destino do Dinheiro

Se você já fez controle de caixa alguma vez na vida, provavelmente já cometeu esse erro.

É muito comum e só se resolve quando de fato você presta atenção no lançamento que está fazendo.

Imagine que um cliente pagou sua conta em cartão e você fez um CTRL + C e CTRL + V ou copiou e colou da linha de cima as informações e esqueceu de colocar que a venda era em cartão e na linha de cima da sua planilha estava em dinheiro.

Ou quando você foi anotar no seu caderninho, anotou que o cliente pagou e esqueceu de anotar a forma de pagamento na hora e depois você vai lá e anotou a errada.

Existe soluções para minimizar estes erros, como trabalhar com um sistema já integrado a sua maquininha de cartão ou que não deixe você fechar uma conta sem informar a forma de pagamento.

Assim, você não tem como deixar pra depois o campo para inserir a forma de pagamento, deixando seu caixa 100% correto.

Recebimentos

Geralmente erros que são encontrados por falha no lançamento de recebimentos de clientes são causados pois quem está cuidando do dinheiro é o vendedor.

Não é regra, mas na maioria das vezes o vendedor está preocupado em realizar a venda e deixa os controles um pouco de lado.

Tendo isso em conta, é importante que o caixa de sua empresa seja de responsabilidade de outra pessoa que não o vendedor para evitar que esse tipo de erro no fechamento de caixa ocorra.

Se o controle de caixa está sendo feito em caderninho, é mais perigoso ainda, já que aumentam as chances de esquecer e aumenta a dificuldade de encontrar onde está o furo.

Pagamentos

Outro erro muito comum que percebemos de nossos clientes é quando um dos proprietários pega dinheiro do caixa para pagar algumas contas pessoas e acaba misturando o dinheiro da empresa com o seu pró-labore.

Veja neste artigo a importância de você definir um pró-labore para você e seus sócios.

Além das contas pessoais, muitas vezes é retirado dinheiro do caixa para comprar aquele lanche da manhã ou o cafezinho da tarde.

São esses pequenos detalhes que no fim do dia acabam gerando confusão e transtorno no fechamento do seu caixa.

A maioria das pessoas acredita que não é necessário registrar a saída de um cafezinho, lanche, ou almoço pois são despesas pequenas e com isso o caixa passa nunca a fechar e tomam isso como algo normal.

Nesse momento é quando o proprietário está deixando margem para que alguém de má fé possa aproveitar esse fechamento de caixa “furado” para começar com desvios pequenos.

Sangrias, retiradas, depósitos e transferências

Provavelmente você já depositou dinheiro para evitar que o seu caixa ficasse com valor muito alto em espécie.

Pois bem, essa prática também conhecida como sangria, muitas vezes não é lançada na planilha de controle de caixa gerando confusão.

Por isso preste bastante atenção e tenha em mente que é preciso registrar tudo o que você faz com o dinheiro da sua empresa, seja no mais tradicional (e saindo de moda) caderninho, planilha de Excel ou em algum sistema.

Quais as melhores ferramentas para controle de caixa?

Por incrível que pareça, mesmo em 2017 existem muitos empresários que ainda não fazem o controle de caixa no seu negócio. Nem mesmo no caderninho que já não é mais indicado há um bom tempo.

Planilhas em Excel

Atualmente, existem modelos de planilhas com os quais você pode controlar todo o seu restaurante. Muitos deles você pode encontrar lendo este artigo que criamos com Planilhas de Controle para Restaurantes totalmente gratuitas que podem te auxiliar na gestão do seu negócio.

Sistema para Restaurante

Acreditamos que planilhas de controle são muito boas para qualquer negócio. No entanto, gostamos de ressaltar que são muito boas para cada momento do seu negócio e também de acordo com a sua equipe.

A partir do momento que essas planilhas estão tomando mais de 30 minutos por dia do seu tempo, já está na hora de mudar para um sistema que faça você ganhar tempo.

Se você parar para pensar, esses 30 minutos por dia que você gasta com planilhas equivalem a mais de 2 dias trabalhando 8hrs por dia apenas fazendo controles do seu negócio.

Existe uma forma de fazer isso com mais facilidade: um sistema para restaurante fácil e integrado.

Com um software para controlar seus pedidos, vendas, estoque, finanças em minutos você consegue rastrear onde está o furo e como resolvê-lo.

TODO software ou sistema possui uma curva de aprendizado de quem está começando a utilizar, não tem como fugir disso. Por outro lado, existem soluções como o SAIPOS que foram construídas pensando no cliente (você dono de restaurante) e no seu dia a dia.

O SAIPOS é um programa para restaurantes, pizzarias e lanchonetes com emissão de NFC-e que tem um único objetivo: proporcionar mais tempo para o dono do negócio fazer o que realmente gosta.

Caso tenha ficado com alguma dúvida escreve pra gente que estamos dispostos a te ajudar a crescer e organizar o seu negócio!

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