FALE COM CONSULTOR SAIPOS

Controle de estoque: O que é e como usar?

Chegou a hora de você se organizar. Baixe uma planilha para controle de estoque GRÁTIS! Clique no banner acima!

O que é controle de estoque?

O controle de estoque ou gestão, é uma tarefa essencial e um dos principais trabalhos que uma empresa deve realizar para se manter organizada.

Sendo assim, se o seu negócio lida com estoques de produtos, seja alimentos, itens acabados ou insumos, é necessário controlar as mercadorias armazenadas.

Um bom controle de estoque, com uma boa gestão, é sinônimo de uma administração praticada com atenção e excelência, fazendo funcionar o resto das operações.

Além disso, esse processo possibilita que a empresa compreenda os produtos que possui e suas demandas. Dessa forma, consegue observar se será necessário comprar ou não.

Outra característica importante do controle de estoque é a valorização da mercadoria armazenada, ou seja, quanto o estoque vale para a empresa.

Uma gestão de controle apropriada, controla os fluxos de entrada e saída e possibilita presumir as necessidades de compras e a redução de gastos.

Também reduz perdas por roubo ou vencimento dos alimentos, além de conseguir negociar com fornecedores.

Como se faz um controle de estoque?

Chegamos até aqui e você entendeu para que serve um controle de estoque, não é mesmo? Pois bem, mas como fazer um?

Fique tranquilo, pois a Saipos vai dar dicas para que você consiga organizar a mercadoria armazenada com eficiência e prática. Confira!

Equilíbrio e estoque reduzido

Vamos começar falando sobre como o controle de estoque é importante para saber a quantidade de mercadoria armazenada e em falta.

Para a empresa, é preferível que exista uma estabilidade, um equilíbrio constante, de produtos, sem sobrar ou faltar.

Por isso, com a gestão de estoque, o gestor entenderá a rotatividade dos produtos internos, permitindo que, com o inventário, esse equilíbrio desejado seja estabelecido.

Sendo assim, também é necessário trabalhar com fornecedores de confiança e controlar os dados de entrada e saída de produtos.

Portanto, trabalhe com mercadorias suficientes para atender suas demandas e ter a reposição no tempo certo.

Faça um inventário!

Além do equilíbrio das mercadorias armazenadas, é necessário organização.

Por isso, é muito importante criar um inventário para listar os produtos em estoque e a quantidade de cada um deles.

A atualização e revisão desse controle de estoque deve ser feita diariamente. Assim, o gestor terá noção e monitora tudo que entra e sai da empresa.

Outra dica: registre todas as datas das movimentações! Os produtos entram e saem e você deve estar atento a isso para monitorar seu estoque.

Prepare seus funcionários

A integração da equipe em relação ao controle de estoque é um elemento importante e que traz benefícios. 

Por isso, os funcionários precisam estar preparados para saber monitorar a mercadoria armazenada da empresa.

É interessante ter um gestor de controle de estoque designado, ele terá a responsabilidade de acompanhar a gestão e monitorar todas as movimentações ocorrentes. 

Faça promoções de produtos parados

Fazendo um controle de estoque com excelência, o gestor consegue notar os produtos que não têm tanta saída quanto outros, às vezes em épocas específicas do ano.

Sendo assim, é hora de estratégia! Esses itens não podem ficar parados e ocupando espaço, além de não gerarem lucros nas vendas.

Por isso, uma dica é criar promoções e descontos para se livrar desses produtos que estão estagnados no estoque.

Todo cliente adora promoções, então essa estratégia com certeza vai funcionar no seu negócio.

Procure fornecedores de confiança

Confiar em uma pessoa para fazer esse serviço requer cuidado e confiança. Muitos empreendedores se guiam por indicações em relação a fornecedores.

Porém, também é comum que um gestor procure provedores que ofereçam os melhores preços.

Por isso, para otimizar tempo, conseguir preços compatíveis com o mercado e produtos com qualidade, você deve ter de dois a três fornecedores garantidos.

Além dessas instruções, também podemos sugerir que para criar um controle de estoque é necessário:

  • Definir um espaço físico para organizar o estoque, que seja amplo, organizado e limpo;
  • É importante separar os produtos por fases (do inacabado ao finalizado);
  • Defina padrões e categorize grupos de produtos;
  • Vale reforçar: atualizar o inventário!;
  • Registros de movimentação devem ser realizados na hora em que acontecem.
  • Identifique, diferencie e enumere os produtos do estoque;

Quais as vantagens do controle de estoque?

Fazer essa gestão de estoque requer um certo trabalho, além de muita atenção, mas vale a pena, pois ela traz muitas vantagens, como:

  • Melhorar o planejamento da produção;
  • Gerar ofertas e colocar preços adequados;
  • Descobrir os produtos que mais vendem e os que menos vendem;
  • Ter uma estimativa de ventas;
  • Melhorar o investimento com o estoque.

Além disso podemos citar outros benefícios que otimizam o seu controle de estoque. Confira!

Prevenir prejuízos

Um dos objetivos de qualquer empresa é reduzir custos. Porém, no controle de estoque, esse propósito tem um desafio importante: a gestão de materiais.

Isso porque cada produto tem características, como vencimento, armazenamento indicado, prazo de entrega e custo.

Dessa forma, é necessário que haja um equilíbrio para essa prática. O controle de estoque precisa ser organizado diariamente, assim evita causar prejuízos.

Ajudar no planejamento financeiro anual

Ter um número excessivo de mercadoria organizada não é uma característica do controle de estoque, pois isso pode criar um custo elevado, implicando o giro de caixa e os investimentos da empresa.

Sendo assim, o sistema de gestão de estoque é uma solução que otimiza a saúde financeira da empresa, levando a auxiliar no planejamento anual.

É possível que o gestor de estoque entenda detalhadamente todos os processos da mercadoria organizada.

Isso influencia em um resultado baseado em dados confiáveis para o planejamento financeiro anual, deixando o estoque um setor bem planejado para a empresa.

Consegue integrar setores do negócio

Como falamos antes, esse benefício do controle de estoque significa uma centralização das informações do estoque, para que seja acessível a todos que precisam desses dados.

Dessa forma, diversos setores conseguem trabalhar baseados nessas informações, alinhando o progresso, otimizando a produtividade e evitando falhas de comunicação.

Monitorar o inventário 

Sabemos que os ativos de uma empresa necessitam ser gerenciados com cuidado. Por isso, controlar o inventário é uma tarefa necessária.

Não importa o tamanho da empresa, essa atividade é muito importante para a produtividade.

Portanto, um controle de estoque realizado com excelência vai permitir o registro dos ativos, assim como dados sobre o dia a dia, como manutenção, substituição, armazenamento e utilização.

Isso otimiza o tempo da empresa em saber o valor do uso desses produtos e a garantia de que eles estejam em bom estado.

É importante ressaltar que gerenciar um inventário ajuda no planejamento financeiro, porque sinaliza quando certos ativos devem ser substituídos.

Quais os efeitos para a empresa que não tem controle de estoque?

Como já salientamos, o controle de estoque é essencial para o funcionamento do seu estabelecimento, pois ele controla e organiza um setor complexo da empresa.

O estoque é algo em constante mudança. Diariamente há entradas e saídas de produtos ofertados.

Dessa forma, sem a gestão de estoque, sua empresa será afetada e os prejuízos podem ser grandes.

A organização e distribuição desses produtos resultam em um impacto financeiro positivo.

Além disso, a saúde financeira da sua empresa fica melhor e os processos internos são otimizados. 

Tudo o que falamos no tópico acima se corrompe quando o controle de estoque não é realizado na empresa.

Gastos com manutenção, reposições desnecessárias, gestor não consegue entrar em consenso com os fornecedores e o relacionamento com o cliente é afetado, perdendo vendas.

Para você compreender melhor, existem outros fatores que também reforçam que o controle de estoque é necessário, como:

  • Falta de planejamento;
  • A empresa mais elevar seus gastos;
  • Clientes ficarão insatisfeitos com o serviço ruim.

Então, não dê bobeira! Comece já o controle de estoque na sua empresa para otimizar seu tempo e organizar sua mercadoria armazenada.

Como escolher a planilha: controle manual ou sistema?

É possível que surja essa dúvida para o gestor de controle de estoque. Isso depende de como o responsável se sente mais confortável.

Manualmente, o processo é mais lento, mas igualmente eficaz.

Já o sistema funciona para quem não tem medo de tecnologia e quer otimizar o tempo.

Planilha manual para controle de estoque

Vamos começar com a planilha manual, é melhor entendermos o passo a passo e quais são os componentes fundamentais para ela estar completa:

  • Uma coluna de entradas;
  • Uma coluna de saídas;
  • Código do produto;
  • Registro do custo de cada unidade;
  • Registro da quantidade de unidades;
  • Descrição do produto;
  • Unidades de medida;
  • Datas (dia, mês e ano);
  • Nome e contato do fornecedor.

Portanto, se a sua planilha de controle de estoque conter essas categorias, já temos meio caminho andado, pois esses dados ajudam muito na hora de otimizar o tempo.

Como já falamos, a planilha de gestão de estoque é usada constantemente e diariamente, portanto, deve ser atualizada SEMPRE, por isso deve ser prática.

Agora, o controle de estoque realizado manualmente funciona como qualquer tabela feita no Excel. Por isso, não há mistério nenhum e não envolve tecnologia.

Como é manual, o gestor vai precisar de disposição, pois pode levar mais tempo para fazer o controle, mas é super importante e essencial que essa tarefa seja realizada.

Agilidade e organização são as chaves para quem efetuar essa tarefa. Também é necessário atenção e foco.

Para facilitar sua vida, baixe uma planilha para controle de estoque GRÁTIS! Clique no banner abaixo!

A planilha para controle de estoque vai ajudar você na organização e lucro do seu restaurante.

Passo a passo para fazer uma planilha de controle de estoque no Excel

Começar uma planilha de controle de estoque no Excel não é nenhum bicho de sete cabeças. 

No programa já existem alguns modelos disponíveis e a Saipos vai oferecer um passo a passo para isso. Confira!

  • Abra o Excel e clique em “Novo”;
  • Agora, no campo “Procurar modelos online” escreva “estoque” e clique em buscar;
  • Selecione a opção que achar mais apropriada;
  • Assim que escolheu o modelo, para download e editar, clique em “Criar”;
  • Logo após, a planilha será aberta no seu Excel e estará pronta para uso.

Viu como é fácil? Faça isso e terá uma planilha de controle de estoque pronta para alavancar seu negócio.

Sistema de controle de estoque

Para usar o sistema de gestão de estoque é necessário cautela na hora de escolher e contratar um, pois precisa se encaixar com a necessidade da sua empresa.

Faça uma pesquisa, converse com outros empreendedores e o que eles usam e faça um orçamento antes de escolher um software para controlar o estoque.

Veja se o software é de fácil acesso e rotação nos computadores da empresa e se sua equipe acha o serviço acessível.

Por isso, entre em contato com o suporte do software da empresa fornecedora e tire suas dúvidas e observe se a equipe é atenciosa e funcional para seu negócio.

No momento em que você escolher o sistema que irá usar, o suporte da empresa explicará tudo detalhadamente sobre como funciona o software e como usá-lo.

Quais as vantagens de usar um sistema para controle de estoque?

Você tem dúvidas do por que utilizar o sistema Saipos? Entre em contato e acompanhe uma demonstração gratuitamente.

Além da organização e otimização de tempo, um sistema de controle de estoque oferece outros benefícios para a empresa.

Os procedimentos estarão centralizados e padronizados. Além disso, seus funcionários terão fácil acesso ao sistema.

Também, é importante salientar que um software de controle de estoque reduz a margem de erros em 80%. Prejuízos serão evitados!

Sendo assim, com a Saipos – Sistema para Restaurantes o gestor saberá com exatidão as mercadorias armazenadas que mais saem, as que mais demoram e a regularidade de reposição.

Parece bom, não é? Então clique no banner acima e agende uma demonstração comum de nossos consultores e surpreenda-se com o sistema mais simples, ágil e inteligente do mercado!

Resumo

Baixe Materiais Gratuitos