Planilha de Custos, como fazer?

Use a planilha de custos para controlar o seu negócio da melhor forma possível!

Manter as coisas organizadas e no seu devido lugar é um ponto crucial para qualquer restaurante ou empresa.

E saber como fazer uma planilha de custos pode trazer vários benefícios para a organização do seu negócio.

Além de otimizar esta tarefa, ela permite que você tenha uma noção melhor de tudo o que acontece no local.  

Sem contar que todo esse controle pode ajudar a identificar problemas ou ajudar a planejar um futuro investimento ou até uma reforma na estrutura.

Já o não uso de uma estrutura assim pode trazer muito estresse e sérios problemas de organização, já que sem ela não há um controle tão preciso.

Nunca deixe de anotar os seus gastos! Além de deixar algumas coisas confusas, pode acabar prejudicando seriamente o seu balanço financeiro.

Confira agora como fazer uma planilha de custos para o seu estabelecimento funcionar ainda melhor!

Planilha de custos, como fazer?

A primeira coisa se fazer para fazer uma planilha de custos é selecionar alguns pontos chaves. É com base nisso que se faz a estrutura correta deste plano.

E, para isso, é preciso fazer o levantamento dos custos fixos, das despesas não previstas, das fontes de receitas e de alguns outros elementos.

Procure se concentrar também nos dados que precisam ter um equilíbrio, ou seja, seja o mais direto possível, nada de muita enrolação.  

O foco de tudo é conseguir as informações principais para evitar acumular dados desnecessários. Quer saber mais?

Confira as principais dicas de como fazer planilha de custos!  

Análise do local

Antes de montar a sua planilha de custos, comece a analisar o seu tipo de negócio.

Procure determinar qual será o período que a planilha servirá e verifique o que será pago e recebido.

Neste contexto, considere todas as despesas fixas,  previsões de gastos, possíveis reajustes, despesas com folha de pagamento, impostos e afins.

Recolha todas as informações principais e com isso defina quais são os dados mais relevantes e os que têm menos importância para a construção da sua planilha.

Procure conhecer todos os tipos de despesas, já que isso será organizado por categorias.

Anote de onde vem as receita

Toda e qualquer fonte de receitas que o local disponibiliza deve ser verificada e anotada sempre.

Este é um passo muito importante do processo, já que é onde define quanto pode ser gasto e como seus recursos serão aplicados.

Além disso, você ainda pode delimitar a cobrança pelos produtos e serviços, que seriam os preços praticados.

Separe os custos por período

Comece a sua planilha de custos separando tudo de acordo com o período. É a partir disso que você consegue fazer as comparações com o mês anterior, por exemplo.

Essa também é uma ótima forma de identificar o que melhorou ou piorou, sem contar que ainda permite fazer previsões mais fundamentadas para os próximos períodos.

E procure usar a mesma planilha para centralizar o controle de custos da empresa. É possível fazer isso criando abas para cada período ou para cada grupo.

Ou, se quiser, mantenha os arquivos separados para seguir o mesmo modelo e assim criar um padrão para as análises e outros dados.

Categorize as despesas

Quando você for parar para fazer a planilha de custos, precisa, em primeiro lugar, listas todas as suas despesas.

Nesse caso, o mais indicado a se fazer é separar entre custos fixos e variáveis. Esta é uma forma de categorizar as despesas que permite analisar o faturamento.

Com isso você consegue ver onde é necessário fazer reajustes e onde cortar o orçamento.

Neste sentido, comece anotando quais são os suas despesas fixas, que são aquelas que aparecem todo o mês, como o aluguel, salário dos funcionários, impostos e etc.

Todos esses custos são previsíveis e podem ser incluídos na planilha fácilmente em todos os meses.

Eles podem variar em um contexto a longo prazo, devido aos reajustes da inflação, então tome cuidado para não confundir com os custos variáveis.

 

Despesas variáveis

Como o próprio nome já diz, as despesas variáveis são os custos que não estão presentes todo o mês.

Elas podem depender de várias coisas, mas é importante anotá-las mesmo assim. Em geral, elas aparecem contextos como:

  • Aquisição de matéria-prima;
  • Contas de energia, água, telefonia e internet;
  • Depreciação de equipamentos.

Categorize todos os seus custos para que a sua planilha fique mais correta possível. E,assim que tudo for listado, crie a linha de total parcial e some cada categoria.

Trabalhe com dados exatos

Um planilha de custos só vai ser eficiente se você usar todos os dados criteriosamente.

Caso ela não seja feita desse jeito, é provável que o resultado não seja dos melhores. Procure manter uma rotina disso e registre tudo.

Qualquer erro ou falta de informações pode comprometer todo o crescimento do seu estabelecimento. Então preste atenção!

Mantenha a planilha atualizada

Manter um atualização constante dos seus custos é o segredo para que tudo dê certo na hora do fechamento.

Uma planilha de custos estrutura corretamente garante a saúde financeira do seu negócio, seja ele qual for.

Ela serve qualquer tipo de empresa, restaurante, marketplace e tudo que envolve vendas.  

A planilha

Depois de todas essas informações em mãos, você já pode começar a fazer a sua planilha de custos.

Você ainda pode optar em fazê-la pelo Excel ou usar um modelo já pronto e adaptado conforme a necessidade do seu negócio.

E quem preferir, ainda pode utilizar um software que traz resultados ainda melhores que uma planilha de custos.

Desta forma, poderá inserir as informações relativas às suas finanças, simular resultados, analisar os dados e também ter mais lucratividade.

Principais custos de um negócio

Algumas pessoas podem ficar com dúvidas na hora de listar todos os gastos que um negócio pode vir a ter.

Dependendo do seu tipo de empreendimento, eles podem variar, mas alguns acabam sendo padrão. Na grande maioria das vezes eles são:

  • Custos fixos;
  • Aluguel;
  • Contas;
  • Salário e benefícios.

Com esses itens em mãos, você já consegue fazer uma boa estrutura para controlar os gastos, entradas e saídas, e até planejar investimentos futuros.

 

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