Vantagens e desvantagens do livro caixa

Qual a importância do livro caixa?

Esse documento serve para fazer o registro dos fluxos financeiros, controle das entradas e das saídas do caixa da sua empresa. Esses registros devem ser feitos de forma cronológica, ou seja, dia, mês e ano.

A utilização do livro é facultativa. Entretanto, as empresas optantes pelo Simples Nacional tem a obrigação de fazer.

Esse documento, além de ajudar a fazer os registros financeiros, auxilia a deixar a vida financeira do seu negócio mais organizada.

Sendo assim, uma das grandes vantagens dele, como já foi dito, é a organização dos fluxos monetários do estabelecimento. 

Qual a estrutura de um livro caixa?

Empresas inseridas no Simples Nacional são obrigadas a fazer a escrituração do livro caixa. E, para isso, é importante saber sobre a estrutura deste documento.

Mesmo existindo outras maneiras de montar o livro, vamos apresentar uma proposta da estrutura para a sua empresa se basear. Confira:

Data: Registrar a data do registro do livro caixa é a primeira ação a ser feita no documento. Sendo assim, deve-se colocar o saldo anterior ao início do documento.

Inserir o saldo do período anterior ao início do livro é extremamente necessário. Dessa forma, no próximo mês, o saldo registrado será sempre o anterior.

Histórico: A coluna seguinte, você deve inserir as ações de fluxo financeiro da sua empresa. Por exemplo, se você realiza algum pagamento. Você descreve o motivo do pagamento ou recebimento e diz o valor.

Crédito: esse item do livro se refere às entradas financeiras que a empresa recebe.

Débito: esse item se refere às saídas monetárias da empresa. Os pagamentos que a empresa faz. Todos eles devem ser registrados.

Saldo total: nesta coluna, deve-se inserir o saldo do dia. Para isso, você precisa fazer o seguinte cálculo:

Saldo anterior + recebidos – pagamentos= saldo atual

Por isso, se faz tão necessário o registro de todos os movimentos financeiros que a empresa realizar. Caso não haja esse registro, haverá erros no saldo final.
 

 

Contabilidade ou livro caixa?

É preciso entender como fazer os registros de fluxos financeiros da sua empresa podem  auxiliar você a manter sua empresa organizada. Esse documento pode ser utilizado tanto por empresas grandes quanto por empresas pequenas.

A contabilidade auxilia na gestão de uma empresa, fazendo o controle e o registro do patrimônio da empresa.  A empresa que optar pela contabilidade deverá também fazer o Balança Patrimonial, DFC e DRE.  

A contabilidade tem algumas vantagens, como:

Contabilidade

  • Auxiliar em tomadas de decisão, pois a contabilidade faz o registro financeiro com informações do fluxos monetários e indicadores econômicos.
  • Financiamentos e empréstimos com maior facilidade
  • Acesso à licitações
  • Caso declare falência, poderá pedir Recuperação Fiscal
  • Apuração de lucro tributável e compensação de prejuízos fiscais.

Além do mais, empresas que tenham escrituração contábil, tanto optantes pelo Simples Nacional, quanto as de Lucro Presumido, tem outra vantagem.

A vantagem é se através da contabilidade a empresa apurar um lucro de determinado valor, esse valor poderá ser dividido entre os sócios sem incidir no Imposto de Renda.

Livro Caixa

É muito importante que nesse documento seja registrados todos os fluxos de créditos e débitos da sua empresa. Isso é necessário para que a escrituração do seu livro caixa esteja correta, sem nenhum tipo de falha.

Você deve fazer os registros inclusive dos pagamentos comuns da empresa, como água, energia elétrica, telefone, etc.

Optante pelo Simples Nacional pode ter apenas o Livro Caixa?

É possível que sim. Entretanto, não será possível dividir todo o faturamento da empresa entre os sócios. Mas isso só pode ser feito sem que haja tributação na pessoa física, apenas um percentual do faturamento da empresa.

Se a empresa fizer serviços de prestação de serviço o percentual é de 32%. Se essa distribuição entre os sócios superar esse valor, a tributação na pessoa física será de até 27,5%.

Livro caixa para profissionais autônomos

Para profissionais autônomos ter esse documento também não se faz necessário. Entretanto, ter um livro caixa auxilia nos registro contábeis.

Para esse tipo de profissional, é importante saber que as saídas financeiras registradas no documento podem ser deduzidas no cálculo do Imposto de Renda.

Como todos os registros monetários devem ser registrados, os documentos que comprovam esses movimentos devem ser guardados para possível comprovação.

Então, com o detalhamento das informações financeiras, o profissional deve ter a sua disposição notas fiscais, boletos e recibos de pagamento.

Além do mais, é muito importante que que seu caixa fique negativo. Ou seja, as deduções sejam maiores que a receita. E também o livro não deve ter nenhum tipo de rasura ou correção.

Escrituração do livro caixa

Como já falamos, esse documento é utilizado para registros dos fluxos monetários. Para isso é importante que o livro esteja bem escriturado.

O documento ele é dividido em três grandes partes, onde se insere a estrutura, já proposta anteriormente, são elas: termo de abertura, folhas de escrituração e termo de encerramento.

Confira o que são essas três partes do processo:

Termo de Abertura: esta deve ser a primeira parte do livro. Nele, tem que ser colocada a finalidade do documento, o nome da empresa e as informações, como endereço e CNPJ.

É preciso que se coloque o número de folhas que o livro tem. Feito isso, coloque a data e assine o documento.

Folhas de escrituração: nesta parte do documento você deve inserir os valores. Ou seja, as entradas e às saídas financeiras.

Essas informações devem ser inseridas de forma individual e organizadas por data. Nesta página, é preciso que se indique o lugar para registro de débitos e créditos.

Termo de Encerramento: esta, que é a última página do documento, deve reafirmar os dados informados na primeira página. Esta página também deve conter a data e a assinatura.

 

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